Algemene voorwaarden

Laatste update 22 mei 2025

Inleiding

QIT online is een webapplicatie ter ondersteuning van Hulpverleners in de geestelijke gezondheidszorg, gebouwd door Quality in Treatment BV, een vennootschap gevestigd in België, Koning Albertlaan 104, 3010 Leuven met ondernemingsnummer 0525.829.575.

De toepassing stelt Hulpverleners in staat om cliëntendossiers te beheren, de in- en uitgaande communicatie met Cliënten en Betrokkenen te organiseren en de voortgang in het therapietraject systematisch op te volgen. Hulpverleners kunnen verschillende activiteiten toevoegen aan het therapietraject om het proces van Cliënten en Betrokkenen vorm te geven: fysieke en online sessies, vragenlijsten, oefeningen, modules en overlegmomenten. Deze trajectactiviteiten kunnen desgewenst gedocumenteerd worden met notities.

Dit document bevat de algemene voorwaarden van toepassing op jouw gebruik van QIT online en is ingedeeld in algemene voorwaarden van toepassing op alle gebruikers enerzijds en algemene voorwaarden van toepassing volgens het type gebruiker anderzijds.

Bij het gebruik van het platform QIT online zijn er meerdere partijen. Naast Quality in Treatment BV zijn er de Organisatie, de Hulpverlener, de Cliënt en de Betrokkene.

De Organisatie is de Organisatie die een licentie voor het gebruik van het digitaal platform verkrijgt en het ter beschikking stelt aan Hulpverleners binnen hun Organisatie.
De Hulpverlener is de uiteindelijke gebruiker van het platform die hierin gegevens invoert en verwerkt van Cliënten.
De Cliënt is de natuurlijke persoon van en over wie door de Hulpverlener gegevens worden verwerkt.
De Betrokkene is de natuurlijke persoon die bij de behandeling betrokken kan worden. Ook van en over hen worden gegevens verwerkt.

Onze overige wettelijke documentatie is beschikbaar via onderstaande links:

Voorwaarden van toepassing op alle gebruikers

1. Beveiliging & verantwoordelijkheid

Het digitaal platform wordt beschikbaar gesteld via een beveiligde netwerkomgeving. Ze is enkel toegankelijk via een versleutelde https-verbinding en gepersonaliseerde login. Quality in Treatment BV is verantwoordelijk voor de technische implementatie van QIT online, het beheer van het platform, het herstellen van eventuele fouten in het platform, de hosting, het beheer en de beveiliging van de data.

Voor een gedetailleerd overzicht van ons veiligheidsbeleid, verwijzen we naar qitonline.com/security.

2. Intellectuele eigendom

Het digitaal platform QIT online is de exclusieve en volledige intellectuele eigendom van Quality in Treatment BV. Geen enkel product, gedeeltelijk of in zijn geheel, van QIT online mag worden verspreid, aangepast, vertaald of gekopieerd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Quality in Treatment BV.

Dit betreft onder meer (zonder dat het om een limitatieve opsomming gaat): het theoretisch denk- en werkkader, teksten, documenten templates, oefeningen, modules, vragenlijsten, rapporten en de software-applicatie.

3. Toestemming Cliënt en Betrokkene

De toepassing laat toe om gegevens in verband met de gezondheid van de Cliënt of de Betrokkene te verwerken. Hiervoor is de toestemming van de Cliënt of de Betrokkene vereist ten aanzien van de Hulpverlener. Een Cliënt of Betrokkene kan toestemming geven door zich te registreren in de toepassing en zich akkoord te verklaren met de algemene voorwaarden en het privacybeleid van QIT online.

Een bijkomende toestemming door de Cliënt of Betrokkene is niet vereist ten aanzien van de Organisatie die enkel toegang heeft tot administratieve gegevens en, in voorkomend geval, tot geanonimiseerde gegevens in overzichtsrapporten.

Voorwaarden op basis van type gebruiker

4. Organisatie

Deze voorwaarden zijn van toepassing op de Organisatie die het platform QIT online gebruikt en ze ter beschikking stelt van de Hulpverlener(s) die bij haar actief zijn.

Organisatie is de entiteit die het contract met Quality in Treatment BV sluit en de voorziene vergoedingen betaalt om het platform ter beschikking te kunnen stellen aan de Hulpverlener(s) die binnen de Organisatie werkzaam of actief zijn. In sommige gevallen is de Organisatie en de Hulpverlener dezelfde persoon.

4.1. Contractvoorwaarden

4.1.1. Licentiekosten

Organisaties kunnen zelf hun prijsmodel instellen, zoals beschreven op de website. Alle prijzen gelden onder voorbehoud van marktconforme wijzigingen. De vergoeding wordt betaald door de Organisatie. Het is mogelijk om additionele diensten af te nemen bij Quality in Treatment BV.

4.1.2. Bijkomende vergoeding op basis van gebruik

Voor de afname van bepaalde vragenlijsten of modules kan een bijkomende vergoeding worden aangerekend per afname. Dit is steeds zichtbaar voor Hulpverlener, Cliënt of Betrokkene voorafgaand aan het activeren van de vragenlijst of module in kwestie.

4.1.3. Beëindiging van het contract

Het contract tussen Quality in Treatment BV en de Organisatie wordt aangegaan voor onbepaalde duur. Het contract komt ten einde als het via elektronische mail wordt opgezegd via info@qitonline.com, wanneer de Organisatie admin de Organisatie verwijdert in de applicatie of wanneer de Organisatie admin het abonnement stopzet in de applicatie via het facturatie portaal. Er is geen opzegperiode maar een reeds gestarte maand- of jaarperiode zal niet gecrediteerd worden.

Daarnaast kan het contract, in geval van wanprestatie, zware tekortkomingen en/of niet-naleving van de (financiële) afspraken door één van de partijen, door de andere partij van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling met onmiddellijk ingang beëindigd worden d.m.v. een schriftelijke aangetekende kennisgeving.

4.2. Privacy

Vanuit het oogpunt van bescherming bij gegevensverwerking (zoals voorzien door de Algemene Verordening Gegevensbescherming) komt de verantwoordelijkheid voor de verwerking in verband met het digitaal platform QIT online gezamenlijk toe aan de Organisatie en de Hulpverlener. Hun verantwoordelijkheid vloeit voort uit de keuze die zij maken om het digitaal platform te (laten) gebruiken ten aanzien van de Cliënten en Betrokkenen van de Hulpverlener.

Het voorwerp van de gezamenlijke verantwoordelijkheid is beperkt tot de administratieve gegevens die toelaten de Cliënt en de Betrokkene te identificeren, alsook te weten welk algemeen traject deze volgt. Dit moet toelaten om de Cliënt en Betrokkene administratief op te volgen, alsook om geaggregeerde en geanonimiseerde overzichtsrapporten op te maken over het gebruik van de vragenlijsten of modules binnen de Organisatie.

De gegevens die betrekking hebben op het eigenlijke traject, worden exclusief door de Hulpverlener verwerkt. Het is dan ook de Hulpverlener die bepaalt welke onderdelen van het platform hij of zij gebruikt in het kader van (de opvolging van) de therapie.

Zowel de Organisatie als de Hulpverlener(s) waarborgen dat zij de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ten aanzien van de Cliënten toepassen.

Quality in Treatment BV verwerkt eveneens de gegevens van de Hulpverlener(s) voor het klantenbeheer, op basis van de contractuele relatie die voortvloeit uit de aanvaarding van deze voorwaarden.

De verplichtingen waar Quality in Treatment BV zich toe verbindt, worden nader omschreven in het Verwerkingscharter als deel van het privacybeleid van Quality in Treatment BV. Dit privacybeleid kan worden geraadpleegd via qitonline.com/privacy en maakt integraal deel uit van de algemene voorwaarden.

4.3. Delen of overdragen van gegevens over Cliënten en Betrokkenen tussen Hulpverleners

Het delen of overdragen van gegevens over Cliënten en Betrokkenen is de verantwoordelijkheid van de Hulpverlener(s) binnen de Organisatie.

5. Hulpverlener

Deze voorwaarden zijn van toepassing op de Hulpverlener die gebruik maakt van het digitaal platform QIT online. Als de toepassing ter beschikking wordt gesteld door een Organisatie, gelden deze voorwaarden specifiek voor de Hulpverlener die in alle autonomie van de toepassing gebruik maakt ten aanzien van zijn of haar Cliënten.

Hulpverlener is de medewerker die actief of werkzaam is binnen de Organisatie en de therapie met de Cliënt en de Betrokkene voor zijn of haar rekening neemt.

In sommige gevallen is de Organisatie en de Hulpverlener dezelfde persoon. Dan moeten zowel deze voorwaarden als de voorwaarden voor de Organisatie worden aanvaard. We verwijzen hiervoor naar de algemene voorwaarden met betrekking tot de Organisatie.

5.1. Contractvoorwaarden

Het platform QIT online kan gebruikt worden zolang de Organisatie die ze ter beschikking stelt, de toepasselijke vergoedingen betaalt en er geen reden of aanleiding is om de terbeschikkingstelling het platform stop te zetten, zoals het onjuist gebruik van het platform.

5.2. Privacy

Zowel de Organisatie als de Hulpverlener(s) waarborgen dat zij de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ten aanzien van de Cliënten toepassen.

Quality in Treatment BV verwerkt eveneens de gegevens van de Hulpverlener(s) voor het klantenbeheer, op basis van de contractuele relatie die voortvloeit uit de aanvaarding van deze voorwaarden.

5.3. Overdragen van gegevens Cliënten en Betrokkenen tussen Hulpverleners

Het is mogelijk dat een Hulpverlener de gegevens van Cliënten en Betrokkenen overdraagt naar andere Hulpverleners (“ontvangende Hulpverlener(s)”) indien dit noodzakelijk is voor de kwaliteit en continuïteit van het traject van de Cliënt of Betrokkene. Het overdragen van de gegevens laat de ontvangende Hulpverlener(s) toe de gegevens te lezen en aan te passen. Deze wordt hiervan op de hoogte gesteld.

De ontvangende Hulpverlener(s) moet(en) hiervoor een account hebben op het digitaal platform QIT online.

Het correct overdragen van gegevens van Cliënten en Betrokkenen en de naleving van de wet- en regelgeving hieromtrent is de verantwoordelijkheid van de Hulpverlener.

5.4. Delen van gegevens Cliënten en Betrokkenen tussen Hulpverleners

Het is mogelijk dat een Hulpverlener de gegevens van Cliënten en Betrokkenen deelt met andere Hulpverleners (“ontvangende Hulpverlener(s)”) indien dit noodzakelijk is voor de kwaliteit en continuïteit van het traject van de Cliënt of Betrokkene. Het delen van de gegevens laat de ontvangende Hulpverlener(s) toe de gegevens te lezen of aan te passen, afhankelijk van de rol die de Hulpverlener heeft toegewezen aan de ontvangende Hulpverlener. Deze wordt hiervan op de hoogte gesteld.

De ontvangende Hulpverlener(s) moet(en) hiervoor een account hebben op het digitaal platform QIT online.

Het correct delen van gegevens van Cliënten en Betrokkenen en de naleving van de wet- en regelgeving hieromtrent is de verantwoordelijkheid van de Hulpverlener.

6. Cliënten en Betrokkenen

Deze voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van het digitaal platform QIT online door Cliënten en Betrokkenen.

6.1. Privacy

De persoonsgegevens die de Cliënt en de Betrokkene aan de Hulpverlener verstrekken, via het digitaal platform QIT online, worden verwerkt met het oog op de uitvoering van de overeenkomst die de Cliënt en Betrokkene met de Hulpverlener aangaat bij het verlenen van de therapie. De Cliënt en Betrokkene zien ten allen tijde welk Hulpverlener(s) toegang hebben tot het dossier.

De administratieve gegevens worden ook verwerkt door de Organisatie waartoe de Hulpverlener behoort, met het oog op de coördinerende activiteiten. De Organisatie kan deze geanonimiseerde gegevens van Cliënten van Hulpverleners tevens aanwenden om geaggregeerde overzichtsrapporten binnen de Organisatie op te stellen.

De verplichtingen waar Quality in Treatment BV zich toe verbindt met betrekking tot gegevensverwerking, worden nader omschreven in het Verwerkingscharter als deel van het privacybeleid van Quality in Treatment BV. Dit privacybeleid kan worden geraadpleegd via qitonline.com/privacy en maakt integraal deel uit van de algemene voorwaarden.

6.2. Overdragen van gegevens Cliënten en Betrokkenen tussen Hulpverleners

6.3. Delen van gegevens Cliënten en Betrokkenen tussen Hulpverleners

6.4. Uitoefening van rechten

De Cliënt en de Betrokkenen kunnen de rechten die de Algemene Verordening Gegevensbescherming hem of haar toekent, uitoefenen bij de Hulpverlener en/of de Organisatie, afhankelijk van de gegevens waarover het gaat.

Contact

In geval van vragen, kan u terecht op het info-adres van QIT online: info@qitonline.com. Quality In Treatment BV behoudt zich het recht om dit beleidsdocument te wijzigen overheen de tijd en verbindt zich ertoe om haar gebruikers hiervan ten gepaste wijze op de hoogte te brengen. De wijzigingen worden in beginsel automatisch van kracht na publicatie.

Quality In Treatment BV

Koning Albertlaan 104

3010 Leuven, België

Geregistreerd in KBO onder nummer 0525.829.575